La conservazione sostitutiva – nozioni generali
La conservazione sostitutiva è lo strumento che permette di custodire nel tempo gli archivi digitali sia da un punto di vista tecnico che legale: il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
L’adozione delle Linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici predisposte da Agid (Agenzia per l’Italia Digitale) è obbligatoria.
Documento Informatico
Il documento informatico, o digitale, è una “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
La differenza con il documento analogico è che quest’ultimo è un documento formato su supporto cartaceo prodotto con strumenti analogici o prodotto direttamente con strumenti informatici.
Il documento digitale è reso tale dalla presenza di elementi come:
- firma digitale;
- firma elettronica;
- marca temporale.
Il documento informatico si produce tramite:
- uso di un software ERP o servizi cloud qualificati;
- acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
- memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
- generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
Differenze tra Archiviazione e Conservazione
L’Archiviazione è il processo che consiste nel “salvare” un documento digitale all’interno di uno spazio digitale dedicato, così come si archivierebbe un documento cartaceo in un raccoglitore.
La Conservazione è il processo più complesso che consente di prolungare nel tempo, la validità legale del documento stesso. La conservazione è quindi un processo successivo all’archiviazione.
Soggetto Produttore
Il “Soggetto Produttore” è un soggetto interno all’organizzazione che produce il Pacchetto di Versamento e lo trasferisce al “Conservatore”.
Il “Pachetto di Versamento” (PdV) è l’insieme dei documenti digitali (fatture elettroniche) da sottoporre al processo di conservazione.
Responsabile della Conservazione
Il “Responsabile della Conservazione” è la persona fisica nominata dall’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, che coordina il sistema di conservazione ed esegue una serie di attività previste dalle linee guida AgID.
Il responsabile può essere un soggetto interno o esterno all’azienda.
Il “Responsabile della Conservazione” e il “Conservatore” (Archivium) devono essere, necessariamente, due soggetti distinti.
Per ulteriori chiarimenti vi invitiamo a consultare il commercialista e di fare riferimento alle linee guida dell’AgiD accessibili al seguente link:
https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/linee_guida_sul_documento_informatico.pdf
Consigli Utili
In aggiunta al servizio di conservazione già offerto da Archivium, consigliamo di attivare il servizio di conservazione elettronica fornito gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate.
Aderendo al servizio tutte la fatture elettroniche transistate per il SDI saranno automaticamente conservate sui server dell’Agenzia delle Entrate.
In questo modo si garantirà la presenza di una seconda copia di backup degli archivi di conservazione ai quali si avrà sempre accesso, a prescindere dal software utilizzato per la fatturazione elettronica.
Di seguito il link alla guida ufficiale AdE per l’attivazione del servizio:
Come nominare il “Soggetto Produttore” e il “Responsabile delle Conservazione” su Giobby
IMPOSTAZIONI -> PLUGINS -> FATTURAZIONE ELETTRONICA
Cliccare su VERIFICA DATI (pulsante in corrispondenza delle unità aziendali abilitate al servizio di fatturazione elettronica).
Sul popup, compilare i dati dedicati al “Soggetto Produttore” e al “Responsabile della Conservazione“.
